How To Create A Business That Runs Without

 

After attaining a certain threshold of success, entrepreneurs often become quite self-assured. Confident in their skills and capabilities, they begin to perceive themselves as indestructible.

I experienced this same feeling back in January 2020.

For a span of nine years, I had been at the helm of JC Social Media, a social media agency that I launched in 2011. Fresh out of university, armed with nothing more than a broad grin and a two-word business plan: acquire clients.

 

Chapter One: Establishing a Business 

The initial three years embodied the quintessential experience of launching a new venture. It was a whirlwind of busyness, confusion, and exhilaration as I embarked on the journey of self-establishment, client acquisition, reputation-building, and team expansion.

In 2014, I stumbled upon an article in which I had been quoted a few years prior, addressing the question: "What prompted you to launch your own business?" My response had been:

"...to liberate myself from the constraints of a fixed geographical location, given my passion for travel."

Ironically, in the time since I had given that answer, I had not embarked on any journeys. I had not even taken a break. Contrary to my original intent, I hadn't ventured beyond the borders of my home country, the United Kingdom, and had instead assembled a dedicated team there.

Instead of realizing my dream of working from anywhere in the world, I found myself commuting to a conventional office from 9 to 5, squeezing in a gym session before work, and remaining on call 24/7 for both the team and our clients.

I was juggling numerous roles, from sales and networking to administrative tasks, recruitment, team management, quality control, and client interactions. Reluctant to delegate, I shouldered the entire burden. I had unwittingly locked myself in a self-imposed confinement.

Not only that, I had been thinking within narrow confines. Our company, confined to the UK market, lacked international clients. We predominantly served sole traders and small enterprises, unaware of how to secure the larger clients we knew existed beyond our reach.

 

Change was necessary.

Being reliant on a team and dependent on my business was not the original plan I had envisioned when I started out.

During my upbringing, I was constantly pushed to take on responsibilities. I was scheduling my own doctor and dentist appointments from the moment I could talk. By the age of 6, I was already packing my own suitcase for trips. My parents, a corporate power woman and a dealer principal, served as impeccable role models—assertive, intelligent, and with a wonderful ability to find humor in life without taking themselves too seriously.

Taking a plunge into the unknown seemed like the way to bring about the change I needed. I convinced my boyfriend (now my husband) to join me, and we purchased two tickets for a five-week journey to Australia that was set to begin three months from that day. We shared nervous laughter as we handed the payment to the travel agent.

Looking back, I wonder why we didn't book the tickets online. Back then, I wasn't certain if the trip would even be feasible.

I had to ensure that my business could operate independently and sustainably, with less of my direct involvement, or I was uncertain whether I wanted to continue with it at all.

 

Chapter 2: Establishing Business Systems

 

The process of systemizing the business commenced with the creation of a basic spreadsheet featuring four crucial columns.

1. Process Name (Detailing all agency activities)
2. Current Responsible Party (In most instances, the answer was myself)
3. Future Responsible Party (Identifying a designated individual, a new position, or an external supplier)
4. Timeline for Implementation and Required Actions

 

This spreadsheet marked our exit strategy from our current situation. Beginning with the simplest tasks, I gradually delegated aspects of my responsibilities to my team while also bringing in fresh resources. I provided detailed training, and as a team, we formulated a standard operating procedure for their roles. I diligently worked through every row until just a handful had my name attached to them.

Filled with quiet confidence that things would be just fine, I boarded the plane. Five weeks later, there were no fires to extinguish, no grievances, and no lost clients. In fact, the team's performance improved. They no longer required constant supervision; they embraced resourcefulness, tackled challenges with their unique insights, and demonstrated their capabilities.

That initial journey ignited five years of a blended business and travel lifestyle. Every quarter, we spent a month in a new city around the world, living, training, and working there. Our lifestyle business was thriving, and it seemed like it could continue indefinitely.

In January 2020, my self-confidence as the proprietor of that business was at its peak. After a rejuvenating five-week trip to Miami and Hawaii, I was all set for an exciting year of travel and relishing the vibrant agency life upon my return. Our team was in its prime, and we were successfully onboarding clients who were experiencing top-notch service.

We had outstanding heads of client services and operations managers in their roles, and our clients held deep admiration for our team leaders.

Everything seemed flawless.

However, just a few months down the road, the COVID-19 pandemic struck.

 

Chapter Three: Unraveling the Mystery

In March 2020, we witnessed a staggering 25% reduction in a mere week. The brunt of this downturn fell squarely on our clients in the hospitality, events, and travel industries, all of which had been severely impacted by the COVID-19 pandemic. The ramifications of this crisis had now become our own to grapple with.

We had meticulously crafted Standard Operating Procedures (SOPs) for countless scenarios, but there was no playbook for dealing with a global pandemic. I found myself fully immersed in the situation, alongside my team, who were all now working remotely. Together, we devised a strategic plan and worked tirelessly to steer our ship back on course.

As fate would have it, despite enduring the worst second quarter in four years, by the close of 2020, our agency not only rebounded to its pre-COVID revenue levels but also managed to expand by an impressive 20%. The resilience and resourcefulness displayed by the team in the face of such adversity were nothing short of remarkable. What initially shook us to our core ultimately led to a transformative adaptation, akin to achieving superhuman capabilities.

By the end of 2020, it dawned on me that my team possessed untapped potential. They were a team of high performers. However, I found myself pondering whether I was the right leader to guide us into the next phase. The question of whether I even desired to be that leader loomed large. My day-to-day involvement in the agency had diminished significantly, thanks to the exceptional individuals within our ranks stepping up. I couldn't help but wonder, what more could they achieve?

I maintained a heavy workload, but it was spread across other endeavors. I wrote books and articles and dedicated myself to daily training as a competitive powerlifter. Owning an agency was a role I cherished; it ran smoothly and aligned perfectly with my preferences. However, I recognized that it might not remain a perfect fit for everyone indefinitely.

 

I came to the realization that I had become the ceiling. My relentless drive for progress unintentionally set the pace for everyone else. If the status quo remained unchanged, the company's growth would be limited to my own capabilities. However, I understood that elevating my agency to the next level required a more concentrated effort, focusing less on the other aspects of work that I had grown fond of.

I found myself managing an expanding lifestyle business while leading a high-performance team.

The time had come to contemplate selling.

Chapter Four: Selling the Business

I engaged the services of an M&A specialist, who introduced me to prominent agencies. Our chemistry meetings with some of them were truly exciting, and after the second and third meetings, several agencies made offers that I seriously considered.

It was gratifying to be in such high demand, but I wasn't in a hurry. I was prepared to move forward yet content to remain in my current position. My top priority was to handle this transition correctly rather than hastily.

 

Lessons Learned

Reflecting on a decade of agency ownership, encompassing a startup phase, a lifestyle-oriented chapter, a significant upheaval, and a final growth spurt prior to selling, here are the key takeaways and adjustments I'd make in the future:

1. Master one game, not many
Over the course of the decade, I dabbled in various pursuits, such as the artist's pursuit, chasing performance, living a particular lifestyle, and the goal of building to sell. In hindsight, focusing on one and persevering would have been a more effective strategy for preserving energy, nurturing a cohesive team, and maintaining my mental state.

2. Specialize for quicker growth
When I initiated this agency, social media was the wide niche that offered us ample clientele across various industries for general social media work. However, in retrospect, honing in on a specific niche would have accelerated our growth and established us as experts in a particular industry or field of work.

3. Prioritize recruitment
During the middle years, I entrusted recruitment to the wrong person. She made hiring decisions based on superficial factors like being outgoing, friendly, or having personal connections with existing team members. I neglected proper vetting and scrutiny of potential team members, and this proved to be my most significant error.

4. Stick to the plan
Whenever the business ran smoothly and clients were satisfied, it was because we followed our established and proven processes. On the other hand, whenever we deviated, made exceptions, or handled things on a case-by-case basis, issues and bottlenecks arose. While saying no can be challenging, it consistently yielded better results.

5. Cultivate your personal brand
Contrary to the misconception that building a personal brand ties your business too closely to you, I discovered that it made my business less dependent on my presence. Building a personal brand not only attracted more clients but also empowered my capable team members to operate independently. They were free to showcase their skills without expecting my constant involvement.